Bagian 1 : Mengidentifikasi Tingkatan Kinerja yang Diharapkan.

Dalam upaya meningkatkan kinerja karyawan maka perlu ditetapkan tingkatan kinerja yang diharapkan. Karyawan akan melakukan upaya untuk meningkatkan kinerjanya manakala ukuran keberhasilan atas perannya dalam pekerjaannya menjadi jelas. Manajemen perlu menetapkan kriteria ukuran keberhasilan masing-masing bagian, jabatan dan individu. Bila karyawan tidak jelas apa yang diharapkan, bagaimana mereka bisa melakukan upaya untuk mencapai apa yang kita harapkan.
Proses untuk memahamkan kriteria keberhasilan ini bukan hanya sekedar disosialisasikan tetapi merupakan suatu proses timbal balik antara proses kerja, hasil kerja dan umpan balik hingga karyawan betul-betul memahami apa yang diharapkan atas perannya. Banyak kasus manajemen kinerja menjadi tidak efektif manakala menggantungkan atas penilaian kinerja formal yang dilakukan setahun sekali atau setiap semester. Karyawan menjadi tidak jelas apa yang manajemen harapkan atas peran jabatannya.

Pemilihan atas kriteria penilaian dapat saja dibuat yang sempurna. Namun perlu diingat bahwa kesempurnaan itu sendiri adalah suatu proses. Manajemen boleh menuntut banyak pada karyawannya. Tetapi semakin banyak kriteria penilaian yang di buat, maka semakin bingung karyawan atas prioritas yang dikerjakannya. Semakin banyak kriteria penilaian yang dijadikan dasar mengukur performance karyawan bukannya semakin bagus dan sempurna tetapi semakin membuat tidak jelas apa yang diharapkan manajemen untuk memperbaiki kinerja perusahaan. Oleh karena itu perlu ada review atas kriteria yang digunakan dalam mengukur kinerja. Periode review adalah 3 tahun  bagi penilaian tahunan dan 2 tahun bagi penilaian 6 bulanan.

Manajemen juga perlu menetapkan kriteria utama berkaitan dengan perbaikan kinerja perusahaan. Manakah fokus yang lebih utama bagi manajemen, fokus pada Qualitas atau fokus pada peningkatan hasil produksi. Tentunya bagi manajemen yang mengalami kesulitan ”cash flow” akan lebih mengutamakan peningkatan hasil produksi. Seiring dengan perbaikan keuangan perusahaan maka fokus berubah pada pentingnya qualitas hasil produksi. Oleh karena itu target utama perbaikan kinerja ditentukan oleh kriteria kinerja yang bisa berubah sesuai dengan kebijakan manajemen. Kriteria utama inilah yang disebut sebagai “Key Result Indicator”.

Pentingnya penetapan “Key Result Indicator” sangat berpengaruh terhadap kecepatan perbaikan performance perusahaan. Bila manajemen menetapkan kriteria untuk bagian teknik dengan mementingkan faktor maintenance yang meliputi pembuatan jadual maintenance, ketepatan pelaksanaan maintenance maka perbaikan kinerja sulit diukur dengan tepat. Ada pula yang memasukkan kemampuan teknisi dalam memperbaiki banyak mesin, kecepatan dalam memperbaiki kerusakan atau lebih menilai pada keahlian teknisi. Ingatlah keahlian tidak mendatangkan hasil manakala keahlian tersebut tidak diaplikasikan dengan tepat. Hasil penilaian terus menunjukkan angka baik bagi teknisi yang memiliki keahlian.

Lain halnya bila kita menetapkan “Key Result Indicator” dibagian teknik dengan menyebut satu angka performance yaitu “Down Time Mesin” maka semua faktor penilaian akan ikut berperan untuk dapat mencapai target Down Time yang diharapkan. Agar target downtime mesin produksi tercapai maka maintenance mesin harus dilakukan dengan baik, jadual maintenance harus dibuat, pelaksanaan maintenance sesuai jadual, perbaikan mesin harus cepat, keahlian dibutuhkan untuk mengurangi jumlah down time. Namun bila maintenance telah dilakukan sesuai jadual dan baik, belum tentu down time mesin produksi menurun atau mencapai target yang diharapkan.
Pilihlah kriteria yang tepat karena ini menentukan kinerja perusahaan meningkat dengan cepat atau lambat.

Salam sukses selalu

Drs. Psi. Reksa Boeana